عندما يتعلق الأمر بإزالة رسائل البريد الإلكتروني ، هناك خياران لكل خدمة تقريبًا الأرشفة و الحذف , إنه أمر محير بعض الشيء لوجود خيارين متشابهين للغاية. ما هو الفرق وأيها يجب أن تستخدم؟

سيؤدي كل من أرشفة رسائل البريد الإلكتروني وحذفها إلى إزالتها من بريدك الوارد ، ولكن هذا هو المكان الذي تنتهي فيه أوجه التشابه. معرفة الفرق بين الاثنين يمكن أن يحميك من بعض المشاكل. لنلقي نظرة.

ماذا يحدث عندما “أرشفة” بريد إلكتروني؟

وظيفة الأرشفة في خدمات البريد الإلكتروني هي في الأساس “حذف لايت”. تتم إزالة البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك ومن بصرك. يبدو أنك حذفت البريد الإلكتروني ، لكنه لم يختف إلى الأبد.

عادة ما يتم وضع رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة في مجلد “أرشيف” خاص. في بعض الحالات – مثل Gmail – لا ينتقلون إلى مجلد خاص على الإطلاق ، لكنهم مرئيون عند التبديل لعرض “كل البريد”. لا تزال رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة تظهر في نتائج البحث .

إذا كنت تفكر في البريد المادي ، فإن وظيفة الأرشفة تشبه دفع قطعة من البريد إلى الدرج. لن تراه بعد الآن ، لكنه لا يزال موجودًا إذا كنت بحاجة إليه.

ماذا يحدث عندما “أحذف” بريدًا إلكترونيًا؟

حذف البريد الإلكتروني هو وظيفة دائمة … في الغالب. عندما تحذف بريدًا إلكترونيًا ، يتم نقله عادةً إلى مجلد “المهملات”. هذا هو المكان الذي سيبقى فيه لمدة 30 يومًا ، وبعد ذلك يتم إزالته نهائيًا (عادةً) .

لا تظهر رسائل البريد الإلكتروني التي تم حذفها في “كل البريد” ولا يمكنك العثور عليها من خلال البحث. لديك 30 يومًا لتغيير رأيك ، ولكن بعد ذلك ، لن يعود أبدًا.

لاستخدام مثال البريد الفعلي مرة أخرى ، يشبه الحذف وضع البريد في سلة المهملات. قد يكون لديك بضعة أيام لاستردادها ، ولكن بعد أن تأخذها إلى الرصيف ، ستختفي إلى الأبد.

ما الذي يجب علي استخدامه؟

مع وضع هذه التعريفات في الاعتبار ، قد تعتقد أنه لا يوجد سبب لحذف بريد إلكتروني بالكامل. حسنًا ، قد يكون هذا صحيحًا … إذا كنت على استعداد للدفع مقابل التخزين. لقد ولت أيام التخزين المجاني غير المحدود لحسابات Gmail.

في عام 2013 ، دمجت Google جميع بيانات الحساب معًا وتوجت الخطة المجانية بـ 15 جيجا بايت. يتم احتساب بريدك الوارد في Gmail و Google Drive وصور Google جميعها في هذا التخصيص. كل تلك الرسائل الإلكترونية المؤرشفة يمكن أن تضيف ما يصل. لذلك ، ما لم ترغب في الدفع مقابل المزيد من السعة التخزينية ، يجب عليك حذف بعض رسائل البريد الإلكتروني.

من الممارسات الجيدة حذف أي بريد إلكتروني تعرف أنك لن تحتاج إليه مرة أخرى وأرشفة الرسائل الأخرى. لا تدع رسائل البريد الإلكتروني العشوائية المزعجة تلتهم مساحة التخزين لديك. أيضًا ، ضع في اعتبارك أن حكومة الولايات المتحدة يمكنها النظر في رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من 180 يومًا بدون أمر قضائي .

قد تبدو الأرشفة والحذف مألوفة ، لكن وظائفهما مختلفة تمامًا. انطلق واستخدم هذه المعرفة لتنظيف بريدك الوارد.