كيفية تنظيم السجلات المالية

توجد العديد من القواعد التي يجب اتباعها في المحاسبة، من بينها:

1- قاعدة المعادلة المحاسبية: تفيد بأن مجموع قيمة ديون الشركة يجب أن يساوي مجموع قيمة رأس المال والأرباح المتراكمة.

2- قاعدة الاعتماد على الوثائق الداخلية: يجب الاعتماد على الوثائق الداخلية للشركة مثل الفواتير والإيصالات والفواتير المدفوعة والتدقيق في قيود اليومية المسجلة.

3- قاعدة حفظ السجلات: يجب حفظ كافة السجلات المالية بدقة في قاعدة بيانات مخصصة، مثل مركز المعلومات المحاسبية.

4- قاعدة الابتعاد عن الارتكابات المالية: يجب تجنب ارتكاب الأخطاء المالية مثل التحويل الخاطئ للأموال والإخفاء الوثائق المالية.

5- قاعدة الالتزام بالمعايير الدولية: يجب الالتزام بالمعايير الدولية في المحاسبة والتي تضمن دقة السجلات والتقارير المالية، وتحسين الإبلاغ المالي والشفافية والمصداقية.

6- قاعدة العدالة والشفافية: يجب توفير معلومات مالية شفافة وعدالة في المحاسبة للحفاظ على المصداقية والثقة من قبل الأطراف الخارجية مثل المساهمين والموظفين والمستثمرين.

الـ Auditing هو عملية تقييم وفحص السجلات المالية والتقارير والإجراءات المالية لمؤسسة أو شركة للتأكد من صحتها وشفافيتها، وذلك بغرض مساعدة المؤسسة أو الشركة في تحقيق أهدافها المالية وتحسين أدائها.

و يتعلق الـ Auditing بعالم الحساب بشكل كبير، حيث يعتبر الجانب المالي والمحاسبي من العملية هو الأكثر أهمية. فهو يتطلب من المدقق المالي أن يدرس البيانات المالية والتقارير المحاسبية والجداول المالية والدلائل الداخلية والوثائق المتعلقة بالحسابات والنتائج المالية المعدة، والتحقق من صحتها وصحة العمليات المالية والتقارير المعدة.

و يهدف الـ Auditing إلى تحسين عملية تخطيط وتنفيذ الأنشطة المالية والمحاسبية للمؤسسة أو الشركة، وذلك بتحسين الجودة الإجرائية والمراقبة والتقارير المالية. كما يهدف إلى تحقيق الشفافية والمساءلة من خلال توفير المعلومات المالية الدقيقة والملائمة لجميع الجهات المعنية مثل المستثمرين والأطراف الخارجية المختلفة.

يحتاج المحاسبون إلى مجموعة من المهارات والمعرفة ليصبحوا ناجحين، ومن بين هذه المهارات والمعرفة:

1- فهم قواعد المحاسبة: يجب على المحاسبين أن يكونوا على دراية بقواعد ومبادئ المحاسبة لضمان تأكيد الدقة والتميز في أعمال المحاسبة.

2- المعرفة بالقوانين الضريبية: يحتاج المحاسبون إلى فهم القوانين الضريبية المتعلقة بالعمل المحاسبي حتى يساعدوا في منع الخسائر الناجمة عن العقوبات الضريبية.

3- المعرفة بالبرامج المحاسبية: يحتاج المحاسبون إلى إتقان استخدام برامج المحاسبة المختلفة لتنظيم أنشطتهم وتحليل البيانات وإدارة السجلات المالية بكفاءة.

4- المهارات الرياضية: يحتاج المحاسبون إلى مهارات رياضية ممتازة، مثل القدرة على الحساب بسرعة ودقة، وكذلك إدارة الوقت والتخطيط الجيد، وإتقان الرياضيات المالية.

5- المهارات التحليلية: يجب على المحاسبين أن يكونوا لديهم مهارات تحليلية قوية لفهم تحليل البيانات المالية وصياغة التقارير المالية وتوصيات.

6- المهارات الإدارية: يجب على المحاسبين أن يكونوا قادرين على إدارة وتنظيم العمل المالي للشركة بما في ذلك إدارة الحسابات الدائنة والمدينة وإعداد الميزانيات.

7- المهارات الاتصالية: تعتبر المهارات الاتصالية مهارة مهمة بالنسبة للمحاسبين، حيث يجب أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال مع العملاء والزملاء والإدارة والموردين.

تطبيقات الحاسوب لها أهمية كبيرة في إدارة الأعمال، حيث تساعد على تسهيل العديد من العمليات وتحسين كفاءة العمل في المؤسسات التجارية والشركات. ومن أهم الأهداف التي يمكن تحقيقها عن طريق استخدام الحاسوب في إدارة الأعمال:

1- زيادة الإنتاجية والكفاءة: بإمكان التطبيقات الحاسوبية إنجاز المهام بشكل أسرع وأكثر دقة مما يعني زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء.

2- تحسين إدارة الموارد البشرية: حيث يمكن استخدام التطبيقات الحاسوبية في مجالات الموارد البشرية مثل التوظيف والتدريب والرواتب لتحسين جودة الخدمات.

3- تطوير العلاقات العملاء: فتطبيقات الحاسوب تسمح بتحسين الاتصال بالعملاء وتلبية احتياجاتهم بسرعة وسهولة.

4- تسهيل إدارة المخزون: يمكن استخدام التطبيقات الحاسوبية لإدارة المخزون بشكل تلقائي ومضبوط، مما يعني التخفيف من الأخطاء البشرية في هذا المجال.

5- تحسين عمليات المحاسبة: بإمكان التطبيقات الحاسوبية تحويل المعاملات المالية اليدوية إلى عمليات أوتوماتيكية وبالتالي تحسين دقة الإدخال وتحسين تتبع السجلات المالية.

مشكلة البيانات المفقودة في أوراكل هي عدم توفر البيانات المطلوبة أو فقدانها بشكل عرضي أو عن غير قصد. هذه المشكلة يمكن أن تحدث بسبب أخطاء في عمليات النسخ الاحتياطي، أو عند تعرض قاعدة البيانات للاختراق الإلكتروني، أو في حالة تعطل الأجهزة الخاصة بالتخزين، أو بسبب أخطاء في برمجيات قاعدة البيانات المستخدمة. تلك المشكلة في العادة تؤدي إلى فقدان البيانات الحيوية مثل السجلات المالية، والمعلومات الصحية، والبيانات التجارية المهمة وذات الصلة بالاستراتيجية والتخطيط المؤسسي.

تعتمد معالجة المعاملات المالية على نوع المعاملة وهل تتم بشكل رقمي أو بدفع نقدي. ومن أهم الخطوات التي يتم اتباعها في معالجة المعاملات المالية:

1- جمع المعلومات الخاصة بالمعاملة مثل المبلغ والطرفان المتعاملان ونوع الخدمة أو المنتج.

2- التحقق من صحة المعاملة بالتحقق من الموارد المالية اللازمة لتنفيذها.

3- تأكيد المعاملة واعتمادها بعد التأكد من صحتها ودقة المعلومات المقدمة.

4- تنفيذ المعاملة النقدية عن طريق الدفع بالنقد أو التحويل البنكي، أو المعاملة الإلكترونية عن طريق الدفع عبر الإنترنت أو بالبطاقات الائتمانية.

5- توثيق المعاملة بالإيصالات أو الفواتير أو التقارير المالية لتسجيلها في السجلات المالية.

6- تقييم المعاملة من حيث التكلفة والعوائد وضرورة إجراء أي تعديلات أو تحسينات في الإجراءات المستخدمة.

1- تدريب الموظفين: يمكن أن يساعد تدريب الموظفين في مجال المحاسبة والمالية على تحسين امتلاكهم للمعرفة والمهارات اللازمة لتجنب الأخطاء المحاسبية.

2- تحليل البيانات: يمكن أن يتم تحليل البيانات بشكل دوري للكشف عن الأخطاء المحتملة في السجلات المالية، حتى يمكن التعرف على الأسباب التي تؤدي إلى حدوث الأخطاء واتخاذ الإجراءات اللازمة لتفادي الأخطاء في المستقبل.

3- تدقيق الحسابات: يمكن أن يتم تدقيق الحسابات باستمرار للتحقق من صحة السجلات المالية في الشركة، وذلك بالاستعانة بخبراء المحاسبة والمالية خارج الشركة.

4- استخدام البرامج الحاسوبية: يمكن استخدام البرامج الحاسوبية المختلفة الخاصة بالمحاسبة والمالية لضمان دقة السجلات المالية، وهذا بإدخال البيانات بشكل صحيح وإجراء الحسابات اللازمة بطريقة دقيقة.

5- تطبيق القواعد المحاسبية: يجب أن تتبع الشركات القواعد المحاسبية المعتمدة على مستوى الصناعة، وذلك لتجنب وقوع الأخطاء المحاسبية وتحقيق الشفافية والنزاهة في العملية المحاسبية.

تتضمن التدابير التي يمكن اتخاذها للتحقق من السجلات المالية والمحاسبية والحد من الفساد في المؤسسات ما يلي:

1. تقييم الضوابط المالية و المحاسبية: يجب أن تكون هذه الضوابط موجودة وفعالة و مستمرة العمل، ويجب تقييم النظام و متابعة مساره للتأكد من فاعليته والتأكد من تطبيق السياسات و الإجراءات و المتطلبات المنصوص عليها .

2. تدريب الموظفين: يجب توفير التدريب اللازم للموظفين المسؤولين عن السجلات المالية والمحاسبية لتعلم الإجراءات الصحيحة والتحقق من المتطلبات و الإجراءات اللازمة لتقديم أفضل نتيجة.

3. إعداد التقارير المالية و المحاسبية خلال أجل محدد: يجب تزويد الإدارة بالتقارير المالية والمحاسبية في حالة معينة مثل آخر يوم عمل في الشهر أو الأسبوع و تقديم نتائج الأداء للمدير العام أو المشرف عليها.

4. عمل فحص داخلي و خارجي: يجب أن يقوم الفحص الداخلي والخارجي بتدقيق السجلات المالية و المحاسبية، وتحليل البيانات ومضاعفة العمليات المالية والمحاسبية لتحديد الثغرات والتحقق من سلامة المبالغ وكذلك تقييم الأداء العام للمؤسسة ومناقشة النتائج مع الإدارة.

5. استخدام نظام متكامل لإدارة الأموال: يجب استخدام نظام متكامل لإدارة الأموال يوفر مراقبة متكاملة للمبالغ، وكذلك أي تحركات مالية، وتحتوي على آلية التحقق و اختبار السجلات قياسًا على المؤسسات المجاورة.

6. قياس الأداء المالي: يجب قياس الأداء المالي والمحاسبي العام للمؤسسة ، حتى يتمكن القادة والمديرين من الكشف عن الفرص لتحسين الأداء، و مناقشة النتائج مع الفريق وهذا يساعد على تحسين الاداء المالي للمؤسسة.

7. توزيع مسئوليات العمليات المالية و المحاسبية : يجب توزيع المسئوليات العمليات المالية و المحاسبية بعناية و خطة مدروسة، يجب عدم السماح بإجراء عملية مالية دون تفتيشها و الموافقة عليها من شخص مختلف غير المدخل المدير العام لتجنب أي نوع من التضارب في الاختصاصات.

8. إدارة القضايا المالية و المحاسبية : يجب تشكيل لجنة لإدارة القضايا المالية و المحاسبية لتحليل السجلات و مراجعتها و التحقق من عدم وجود أي تزوير وفي حال وجود أي خلل يتم حله على الفور.

تلك هي بعض التدابير التي يجب اتخاذها للتحقق من السجلات المالية والمحاسبية والحد من الفساد في المؤسسات.

يمكن للمحاسبين تقديم تقارير مالية كاملة للشركات من خلال اتباع الخطوات التالية:

1- جمع جميع السجلات المالية والإدارية المتعلقة بالشركة.
2- تصنيف وتحليل البيانات المالية والمحاسبية المجمعة.
3- قيام المحاسبين بإعداد بيانات مالية مفصلة ودقيقة، مثل: القائمة الدخل والميزانية العمومية والتدفق النقدي.
4- فحص نتائج العمليات المالية المذكورة في التقارير المالية.
5- تحضير روابط وأساليب الحسابات المالية لتوضيح مفاهيم الربح والخسارة والأصول والخصوم المختلفة المستخدمة في التقارير المالية.
6- عمل تقييم مالي للشركة وتقديم تقييم معتمد وفقاً لاحتياجات الشركة.
7- تقديم توصيات تتعلق بالتخطيط المستقبلي والميزانية وإدارة التكاليف للشركة.

عند تقديم التقارير المالية الكاملة، يجب على المحاسبين الالتزام بمعايير المحاسبة الدولية والمحاسبة الإبداعية لتوضيح وتحليل البيانات المالية بطريقة دقيقة ومفهومة لجميع الأشخاص المعنيين.

دور المحاسب في تحمل المسؤولية المالية للشركة يشمل عدة مهام من بينها:

1- تنظيم وتوثيق العمليات المالية والمحاسبية داخل الشركة.

2- إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية للشركة.

3- التأكد من تطبيق المعايير المحاسبية والضريبية الصحيحة.

4- مراجعة الحسابات والتدقيق في السجلات المالية للشركة.

5- توفير الدعم اللازم للإدارة العليا في اتخاذ القرارات المالية الصحيحة.

6- التأكد من توفر الموارد المالية اللازمة لتحقيق أهداف الشركة.

وبشكل عام، فإن المحاسب يلعب دوراً هاماً في تحمل المسؤولية المالية للشركة، ويتحمل جزءاً كبيراً من المسؤولية عند حدوث أي مشاكل مالية داخل الشركة.