تسجيل العمليات المالية

تتضمن الأدوات المحاسبية المستخدمة في إدارة المشتريات عدة أدوات، ومنها:

1- السجلات المحاسبية: وهي عبارة عن سجلات تسجيل العمليات المالية المتعلقة بالمشتريات، مثل سجل المشتريات وسجل الدفعات.

2- نظام الشراء الإلكتروني: وهو نظام يستخدم لتسهيل وتسريع عملية المشتريات، ويساعد على تقليل الأخطاء الإدارية والمالية.

3- نظام المخزون: وهو نظام يساعد على تتبع السلع والمواد المشتراة وإدارة المخزون بشكل فعال.

4- برامج المحاسبة: وهي برامج تستخدم لتسجيل ومراقبة العمليات المالية المتعلقة بالمشتريات والمخزون.

5- الجداول الإحصائية: وهي جداول تستخدم لتحليل البيانات المالية والإحصائية المتعلقة بالمشتريات والمخزون.

توجد العديد من الأسس التي يتم اختيارها لتقديم تقارير المحاسبة المالية، وبعض هذه الأسس هو:

1. أساس المبدأ العام للمحاسبة: وهو مفهوم يعني أنه يجب تسجيل العمليات المالية وفقًا للمبادئ المحاسبية الأساسية التي تحرص على إظهار حقيقة الأوضاع المالية والنتائج المالية للمؤسسة.

2. أساس الفصل الزمني: وهو أساس يتم فيه تقديم المعلومات المالية وفقًا للفترة الزمنية المحددة، وعادة ما يكون الفصل الزمني السنة المالية.

3. أساس التأمين: ويعني هذا الأساس أن الشركات تقوم بصرف أموالها على التكاليف الحالية مثل الحوافز والرواتب والمستحقات الأخرى، عوضًا عن تأجيل الدفع إلى الفترة التالية.

4. أساس الاستثمار: وهو أساس يتم فيه تقييم الأصول الثابتة والمتداولة على أساس قيمة السوق، حيث تُقدر الأصول باستخدام تقدير القيمة العادلة لها.

5. أساس الموجودات: وهو أساس يعتمد على تسجيل الأرباح والخسائر عن طريق تقدير القيمة الحالية للموجودات المخزنة في المستودعات والمصانع، بغض النظر عن القيمة التاريخية للموجودات.

أسس المحاسبة المالية هي مجموعة من المبادئ والأسس الأساسية التي يجب على الشركات والمؤسسات اتباعها لضمان عملية التسجيل والتقارير المالية الدقيقة والشفافة. ويمكن تلخيص أهم هذه الأسس كالتالي:

1. المبدأ المالي: تقوم المحاسبة المالية على أساس المبدأ المالي الذي يفرض أن يتم تسجيل كافة الأمور المالية للشركة بالعملة المحلية المستخدمة في بلد الشركة، وذلك لضمان دقة وحسابية التقارير المالية.

2. المبدأ التاريخي: يشير هذا المبدأ إلى أن قيمة الأصول والالتزامات والدخل يجب أن تتم حسابها بناءً على القيمة التاريخية، وهي القيمة التي تم شراء الأصول بها في بداية العملية.

3. المبدأ الحيادي: ينص هذا المبدأ على أن المحاسبة المالية يجب أن تكون محايدة وعدلة في تسجيل العمليات المالية وبلاغاتها، وذلك لتوفير صورة دقيقة وشفافة لوضع الشركة المالي.

4. المبدأ التعافي: ويتضمن هذا المبدأ عدم الاكتفاء بحساب إرادة الأصول حسب القيمة التاريخية، ولكن يجب على الشركة أن تعيد تقييم هذه الأصول وفقًا للقيمة الحالية وعمر الفترة المستخدمة.

تطبيق هذه الأسس في الشركات يتطلب وجود محاسبين ماليين ذوي خبرة وكفاءة عالية لضمان تسجيل العمليات المالية بطريقة دقيقة وفقًا للمعايير المحاسبية الدولية المتبعة، وقد يتم تطبيق هذه الأسس باستخدام برامج محاسبية حديثة وذكية لتسهيل العملية وتحليل البيانات المالية بشكل سريع وسلس.

يختلف الفرق بين المحاسبة المالية على أساس النقد والمحاسبة على أساس الاستحقاق في ميعاد تسجيل العمليات المالية.

في المحاسبة المالية على أساس النقد ، يتم تسجيل العمليات المالية عند تلقي أو دفع النقد بالفعل. وهذا يعني أنه لا يهم إذا كان العميل قد حصل على السلعة أو الخدمة بالفعل أم لا ، فالمهم هو أن النقد تم تلقيه أو دفعه.

أما في المحاسبة على أساس الاستحقاق ، يتم تسجيل العمليات المالية عندما تكتمل المعاملة ، بغض النظر عن متى تم استلام النقد أو الدفع. ويعني ذلك أنه يجب أن يتم تسجيل الدخل أو النفقات على أساس الاستحقاق ، عندما يتم تسليم السلع أو الخدمات بغض النظر عن متى يتم تلقي النقد.

بشكل عام ، يستخدم العديد من الأفراد والشركات المحاسبة على أساس الاستحقاق ، لأنها تعكس الصورة الأكثر دقة لأداء الشركة ، بينما يستخدم البعض الثاني لأنها تعد أكثر بساطة في تطبيقها.

الأهداف الأساسية للمحاسبة المالية هي:

1- تسجيل العمليات المالية: تسجيل جميع العمليات المالية التي تتم في الشركة في دفاتر الحسابات.

2- التقارير المالية: تحضير التقارير المالية مثل القوائم المالية والميزانية والتقارير الفصلية والسنوية.

3- لجان الرقابة المختلفة: توفير المعلومات المالية اللازمة للجان الرقابة المختلفة مثل لجنة المحاسبة والمراجعة ولجان الأعمال.

4- تقييم الأداء: تقييم أداء الشركة عبر تحليل البيانات المالية وقياس النتائج في مختلف الأعمال.

5- الامتثال: التأكد من عدم انتهاك القانون المحلي والدولي في الممارسات المالية والإدارية.

تشمل المتطلبات الضريبية في المحاسبة المالية عددًا من الإجراءات والتزامات الضريبية التي يجب على الشركات والأفراد الالتزام بها، وهي على النحو التالي:

1- تسجيل العمليات المالية: يجب على الشركات والأفراد الالتزام بتسجيل كافة العمليات المالية في دفاتر المحاسبة للحصول على إجمالي الدخل والمصروفات والأرباح والخسائر، وذلك لحساب الضرائب المستحقة.

2- ترتيب المعاملات الضريبية: يجب على الشركات والأفراد ترتيب معاملاتهم الضريبية وفقًا للضوابط الضريبية المحلية والدولية، وتجميع جميع البيانات الضريبية والمستندات اللازمة في ملف واحد.

3- الالتزام بتحديد الإعفاءات الضريبية: يجب على الشركات والأفراد الالتزام بتحديد الإعفاءات الضريبية المتاحة من خلال مراجعة القوانين المحلية والدولية، والتأكد من أنها تمثل استفادة حقيقية من الضرائب.

4- تحديد التكاليف الضريبية: يجب على الشركات والأفراد تحديد التكاليف الضريبية المستحقة والتي يجب دفعها على الأرباح المحققة، وتحديد قيمة الضرائب المستحقة على الدخل التشغيلي.

5- الالتزام بالأجل المحدد للدفع: يجب على الشركات والأفراد الالتزام بالأجل المحدد للدفع، ومن المهم الحرص على دفع الضرائب في الوقت المحدد لتفادي الغرامات والعقوبات المالية.

6- إعداد إقرارات الضرائب: يجب على الشركات والأفراد إعداد إقرارات الضرائب وتقديمها في الأجل المحدد، حيث تحتوي على معلومات مهمة وحسابات حول الدخل والمصروفات والأرباح والخسائر والضرائب.

النظم الإلزامية في المحاسبة الحكومية تشمل:

1- نظام الميزانية العامة: وهو النظام الذي يحدد طريقة إعداد وتنفيذ الميزانية العامة للدولة. يتضمن هذا النظام معايير وإرشادات لتقدير الإيرادات والنفقات المتوقعة وإعداد الموازنة السنوية واعتماد الحسابات الختامية.

2- نظام المحاسبة الحكومية: وهو النظام الذي يحدد طريقة تسجيل العمليات المالية للجهات الحكومية واعداد الجداول والحسابات المالية. يشمل هذا النظام معايير وإرشادات لتسجيل الإيرادات والنفقات والمصروفات وإعداد القوائم المالية (الميزانية العمومية، حساب الأرباح والخسائر، قائمة تدفقات النقد).

3- نظام التدقيق الداخلي: وهو النظام الذي يحدد طرق تنفيذ الرقابة والتدقيق على العمليات المالية في الجهات الحكومية. يتضمن هذا النظام المعايير والإرشادات لتنفيذ عمليات التدقيق والرقابة وتحديد المسؤوليات والتقارير الخاصة بذلك.

4- نظام الإبلاغ المالي: وهو النظام الذي يحدد طرق تقديم المعلومات المالية عن الجهات الحكومية والتأكد من دقتها وموثوقيتها. يشمل هذا النظام معايير لتقديم التقارير والحسابات المالية والتأكد من توافقها مع القوانين واللوائح المعمول بها.

تشمل الأدوار المحاسبية للمؤسسات الحكومية:

1. التخطيط المالي:
تتضمن إعداد الميزانية للمؤسسة وتحديد الموارد المالية المطلوبة لتنفيذ أنشطتها.

2. تسجيل العمليات المالية:
يتعين على المؤسسات الحكومية تسجيل جميع العمليات المالية، بما في ذلك الدفعات والواردات والصادرات والاستثمارات والمخصصات.

3. الرصد المالي:
يجب أن تراقب المؤسسات الحكومية استخدام أموالها بدقة وتوفير معلومات دقيقة ومحدثة لمساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات المالية المثلى.

4. التقارير المالية:
يتطلب من المؤسسات الحكومية تقديم تقارير مالية دورية للحكومة والإدارة والجمهور بشأن الأموال المنفقة والعائدة ومستوى الديون وحالة الميزانية.

5. التدقيق المالي:
يتم تنفيذ التدقيق المالي للتحقق من صحة السجلات المالية للمؤسسة والتأكد من توافق عملياتها المالية مع المعايير المحاسبية والتقارير المالية.

6. الحفاظ على الامتثال:
يتعين على المؤسسات الحكومية الامتثال للتشريعات المالية والقوانين والأنظمة المتعلقة بإدارة الأموال وتوفير المستندات الضرورية للاستفادة من الدعم المالي والضرائب والمكافآت وغيرها من الممتيزات المالية.

الإجراءات المحاسبية الأساسية في المحاسبة الحكومية عادة ما تشمل:

1- الميزانية العامة: تحديد الموارد المالية المتاحة للحكومة وتوزيعها على الأنشطة المختلفة ومتابعة التنفيذ.

2- الحسابات العامة: تسجيل العمليات المالية على النظام المحاسبي وتحليل الحسابات في الوقت المناسب.

3- المحاسبة التحليلية: تحليل النفقات والإيرادات وتعيين مؤشرات المردودية للمشاريع والبرامج.

4- الإحصاءات المالية: تحديد المعلومات المالية والإحصائية وإعداد التقارير والمعلومات الخاصة بالموازنة والتنفيذ.

5- التدقيق المالي: التأكد من صحة ودقة الحسابات وتدقيق الحسابات الختامية لكل عام.

6- إدارة المشتريات: التعامل مع عمليات الشراء والتعاقدات وتطبيق الإجراءات المناسبة لمنع الفساد.

7- إدارة المخزون: إدارة المخزون والمواد والتعامل مع الأرقام والبيانات المتعلقة بها.

المحاسبة الحكومية تختلف عن المحاسبة الخاصة في القواعد والإجراءات التي تتبعها، وتتبع الحكومات عدة أسس للتفريق في المحاسبة الحكومية، وهي:

1- التوجه الاجتماعي: تركز المحاسبة الحكومية على تحقيق الأهداف الاجتماعية من خلال توفير الخدمات العامة المطلوبة.

2- الشفافية والحكامة المالية: تشجع المحاسبة الحكومية على الشفافية في الإفصاح والتحول إلى اتخاذ القرارات المالية المستنيرة.

3- المبدأ المحاسبي الواقعي: تهدف المحاسبة الحكومية إلى تسجيل العمليات المالية وفقًا للأسس المحاسبية الحقيقية وليس لعوامل القوة السياسية.

4- الحفاظ على الموارد العامة: تسعى المحاسبة الحكومية لحفظ واستخدام الموارد العامة بأفضل الطرق الممكنة من خلال تخطيط ميزانيات مستدامة.

5- المعايير والنهج الدولية: تحاول المحاسبة الحكومية اعتماد المبادئ والنهج الدولية للمحاسبة الحكومية، والتي تضمن تطابقها مع ما يتم تبنيه عالميًا في هذا المجال.