قواعد البيانات تعمل عن طريق تخزين البيانات في جداول (Tables) محددة، وحل جميع المشاكل المتعلقة بتخزين واسترجاع البيانات بطريقة منظمة وآمنة.
أي أنها تعمل على:
1- توفير أساليب مثل SQL للبحث في البيانات وإعادتها بسرعة.
2- تحديد قواعد التحقق من تفريغ البيانات والتأكد من عدم انتهاك أي توقعات مسبقة.
3- المساعدة في التحكم في البيانات والوصول إليها من خلال تعيين رخص الوصول.
وبشكل أساسي، تتألف قواعد البيانات من ثلاثة أجزاء رئيسية:
1- محرك قاعدة البيانات: الذي يدير التخزين والاسترجاع الفعلي للبيانات.
2- نظام إدارة قاعدة البيانات: الذي يحدد كيفية إدارة وتنظيم البيانات مثل إنتاج الجداول وإدارة العلاقات بينها.
3- الواجهة البرمجية لتطبيقات قاعدة البيانات: وهي تتيح للبرامج التفاعل مع قاعدة البيانات بطريقة شائعة وموحدة.